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Standards für Komitees

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Bei dieser Abstimmung wurden die empfohlenen Standards für Wikimedia-Komitees einstimmig genehmigt. Sie wurde am 30. März 2012 angenommen.

Beschlossen, dass das Kuratorium die folgenden Standards für Komitees genehmigt, die die Standards und Praktiken darlegen, die das Kuratorium allen Wikimedia-Komitees als Ziel empfiehlt. Das Kuratorium dankt dem Führungskomitee des Kuratoriums für seine Hilfe bei der Ausarbeitung dieser Standards.

Empfohlene Standards für Komitees

Satzung

Komitees sollten eine klare Satzung haben, die ihr Mandat, ihre Rolle und ihre Verantwortung umreißt. Welche Befugnisse hat es? Welche nicht? Wie ist seine Zusammensetzung und wie die Beschlussfähigkeit?

Zusammensetzung

• Komitees sollten mit Personen besetzt sein, die über die erforderlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Fachkenntnisse verfügen, um das Mandat des Komitees zu erfüllen.
• Komitees sollten mit ausreichender Vielfalt besetzt sein, um sicherzustellen, dass sie die wichtigen unterschiedlichen Stimmen ihrer Interessenvertreter angemessen repräsentieren, nicht um Sonderinteressen zu vertreten, sondern um unterschiedliche Perspektiven darzustellen.
• Mitglieder von Komitees müssen in der Lage sein, die notwendige Zeit für die Ausübung ihrer Aufgaben aufzubringen.
• Komitees sollten aus Abstimmungsgründen eine ungerade Anzahl von Mitgliedern haben (Hinweis: Das aktuelle Kuratorium der Wikimedia Foundation hat eine gerade Anzahl, was nicht ideal ist. Andererseits haben unsere drei Komitees des Kuratoriums alle drei Mitglieder.)
• Komitees sollten Amtszeitbeschränkungen festlegen – die eine gute Praxis der Rotation von Mitgliedern des Komitees mit dem Bedarf an Komiteestabilität und institutionellem Wissen in Einklang bringen.

Arbeitsdynamik

• Mitglieder von Komitees müssen in der Lage sein, effektiv zusammenzuarbeiten und Konflikte konstruktiv zu lösen.
• Mitglieder von Komitees sollten danach streben, einen Konsens zu erzielen, der sowohl auf faktenbasierten Argumenten als auch auf der Bereitschaft beruht, seine Meinung zu ändern, nachdem man sich die Ansichten aller angehört hat.
• Komitees sollten mit Personen besetzt sein, die sich für den Aufbau konstruktiver, vertrauensvoller Arbeitsbeziehungen mit den anderen Komiteemitgliedern einsetzen.
• Mitglieder sollten gut vorbereitet an Sitzungen teilnehmen und sich aktiv an den Sitzungen beteiligen.
• Mitglieder sollten verstehen, dass ihre Pflicht dem Komitee und nicht einer bestimmten Interessengruppe oder Einzelperson gegenüber besteht.

Praktiken und Verfahren

• Komitees sollten entscheiden, wie sie mit der Entscheidungsfindung umgehen: Während Konsenssuche ideal ist, müssen Komitees ausdrücklich entscheiden, wie abgestimmt wird, wenn kein endgültiger Konsens erreicht werden kann, um unangemessene Verzögerungen und damit verbundene mangelnde Fortschritte zu vermeiden. Können sich Mitglieder aus anderen Gründen als Konflikten enthalten? Was ist mit Abwesenheit? Wie lange kann die Diskussion fortgesetzt werden, bis eine endgültige Abstimmung angesetzt wird und wie lange haben die Mitglieder Zeit, abzustimmen?
• Das Komitee sollte ausdrücklich diskutieren und entscheiden, wie es intern kommunizieren möchte: Über Mailinglisten? IRC-Chats? Sollen regelmäßige Treffen vor Ort, IRC- oder Skype-Treffen geplant werden? Wie?

• Agendas for each meeting should be built 2 or more weeks in advance of each meeting
• Agendas should provide ample time to discuss, debate and come to good conclusions for each item
• Pre-reading should be circulated at least 1 week in advance of the meeting. Committee members must commit to reading these materials in advance of each meeting

• One individual, typically the Board Chair, should ensure that the meeting follows the agenda and time constraints and track decisions made and follow up items
• Meeting dates for in-person meetings should be scheduled 9-12 months in advance so every member can commit to attending the meetings

• Meeting dates should be frequent enough to serve its mandate and its constituents
• Follow up communication should include topics covered, decisions taken and next steps – and should be communicated to all stakeholders. Minutes should capture this.
• Each subsequent meeting should compare committed action items from the prior meeting against what actually was accomplished

Committee Chair

• The Chair should be capable of following good practices and procedures and cultivating (and ensuring) good working dynamics
• The Chair should be respected by the Committee's members and continue to work to earn their respect

• The Chair is ultimately accountable for the committee achieving its mandate
• The Chair is responsible for addressing conflict that has proven unresolvable by the committee members on their own
• Committees may decide if a Deputy Chair is also needed, to ensure continuity in the absence of the Chair, when the Chair is travelling, or when the workload is too high

Performance Assessment

• Committees should set annual goals for their performance and project-related goals as appropriate with clear timelines. Individual goals should be set as well.
• Committees should be assessed annually against the goals they set
• Committees should regularly evaluate their structures to ensure they are well suited to achieving their mandates

• Individuals should be evaluated annually on their performance against goals as well as how they interacted with their fellow committee members. Here is an example of the Wikimedia Foundation's Board of Trustees' evaluation criteria: File:2010 Trustee Assessment Questionnaire.pdf.

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Genehmigung

Phoebe Ayers, Ting Chen, Bishakha Datta, Matt Halprin, Samuel Klein, Arne Klempert, Jan-Bart de Vreede, Jimmy Wales, Kat Walsh, Stu West